Контрагенты

База контрагентов Общества находится в разделе меню: «Справочник» → «Контрагенты».

При открытии данного пункта меню отображается список контрагентов, с которыми взаимодействует Общество.

Контрагенты заносятся в справочник в ручном режиме. При установленном модуле «Билли» обеспечивается автоматическое добавление контрагентов (клиентов), заведенных в биллинг, в базу на регулярной основе (как правило, 2–3 раза в сутки). При изменении наименований в биллинге, данные будут обновляться и в базе СМАРТС-ТУЛС.

Все контрагенты подразделяются на две основные категории: юридические лица (ЮЛ) и физические лица (ФЛ). Индивидуальные предприниматели (ИП) относятся к категории ЮЛ.

Дополнительно всем контрагентам может быть установлен тип, определяющий принадлежность клиента к сегменту бизнеса: B2O, B2G, B2B, B2C. Всем создаваемым ФЛ автоматически присваивается категория B2C. Для ЮЛ по умолчанию проставляется тип «Без типа».

Поиск контрагента может быть осуществлен по наименованию, ФИО или ИНН. Для юридических лиц также выполняется поиск по полю «Дополнительное название».

Для добавления контрагента предназначена кнопка «Добавить контрагента». При нажатии на данную кнопку открывается окно, позволяющее внести физическое или юридическое лицо в ручном режиме.

Уникальность ФЛ в базе определяется совокупностью полного ФИО и даты рождения. Одновременное существование в базе двух контрагентов — физических лиц с идентичными ФИО и датой рождения невозможно. Поле «Дата рождения» не является обязательным для заполнения. Уникальность ЮЛ определяется наименованием. При необходимости внесения двух ЮЛ с одинаковым наименованием в название следует добавить ИНН.

Для каждого контрагента, внесенного в базу, создается карточка контрагента. Внешний вид карточки физического лица представлен на рисунке ниже:

К каждому контрагенту могут быть прикреплены файлы (например, скан-копия ИНН, документ с реквизитами и иные материалы).

Справа от основных реквизитов клиента расположены контакты контрагента. Подробная информация о контактах приведена в разделе «Контакты».

Ниже кнопки «Сохранить» расположен блок, содержащий перечень задач, в которых был задействован данный контрагент. Для клиентов, получающих у Общества услуги, это, как правило, одна задача — «Задача на подключение». Подробнее о задачах см. в разделе «Процессы и задачи».

Еще ниже перечислены заказы контрагента. Каждый заказ представляет собой доходный договор для Общества. Цветовая индикация заказа отражает его текущий статус.

Группа ссылок «Объекты связи контрагента: >>», «Элементы ЛКС: >>», «Участки ВОК: >>» предназначена для поиска объектов, владельцем которых является контрагент.

Ссылка «Связь с чужими ресурсами» обеспечивает переход в раздел учета расходных договоров. Контрагент может выступать не только плательщиком, но и получателем денежных средств Общества. При корректном заполнении базы данных все указанные связи учитываются системой.

В нижней части карточки расположен блок журналов операций (логов). Каждое действие на странице фиксируется в журнале, включая изменение любого символа в любом поле, добавление файла, прикрепление контакта, изменение даты рождения и прочие операции. Блок логов оснащен дополнительной полосой прокрутки, поскольку используется преимущественно для анализа истории изменений карточки контрагента.

Карточка юридического лица структурно аналогична карточке физического лица. Пример верхней части карточки юридического лица представлен ниже:

В карточке ЮЛ предусмотрено поле «Доп. названия». Данное поле используется для внесения альтернативных наименований юридического лица с целью обеспечения возможности поиска по различным вариантам написания. Например, для ООО «Т2 Мобайл» дополнительными названиями могут являться: «Tele2», «T2», «Теле 2», «теле2».

Следует обратить внимание на флаг «Общество». Данный признак указывает на принадлежность контрагента к группе компаний, от имени которой ведется эксплуатация информационной системы. Например, в группу компаний «СМАРТС» входят ООО «СМАРТС-СИТИС», ООО «СМАРТС-ИТ» и другие организации. Установленный флаг обеспечивает возможность выбора провайдера услуг в разделе «Заказы». У контрагентов, входящих в состав Общества, как правило, имеется значительное количество контактов, поэтому панель контактов справа у юридических лиц Общества скрыта. Просмотр контактов доступен через раздел «Контакты». В случае если компания, эксплуатирующая информационную систему, не входит ни в одну группу компаний, в системе будет присутствовать единственный контрагент с установленным признаком «Общество».